BEHANDLING AF DATA OPLYSNINGER HOS MPD – TIL KUNDER & SAMARBEJDSPARTNERE

DENNE INFORMATION ER TIL VORES KUNDER OG SAMARBEJDSPARTNER

 

Behandling kundeoplysninger hos MPD.

1. Indledende bemærkninger

Formål

Hos MPD vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt for, at du kan blive kunde hos os, og vi kan håndtere en kunde som jer. Vi er i den forbindelse forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger vi har på kunden, vi indhenter ikke personfølsomme oplysninger.

Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til en ordre eller en løbende vedligeholdelse.

 

Dataansvar og kontraktoplysninger

MPD er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at virksomhedens oplysninger behandles lovligt.

For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til:

MPD Telefon 51424173 – E-mail: info@mediedk.dk

 

Behandling af data og kundekartotek

Når du kontakter os, opretter vi en mappe på virksomheden.

Her registrerer vi en række forskellige oplysninger.

Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker opgørelser til internt brug.

Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

Når der laves en undersøgelse af en hjemmeside, bliver der lavet statistikker som bruges i det fremadrettet arbejde for kunden. Dette gælder SEO-optimeringer og andre analyser. Disse oplysninger gives ikke videre til andre virksomheder, kun til samarbejdspartner, da det er meget fortroligt materiale.

E-mails/ SMS service

2.4.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra virksomheden til MPD og sendt fra MPD til virksomheden. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra virksomheden, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til MPD, vil som udgangspunkt blive journaliseret på virksomhedens journal/mappe.

Som kunde hos MPD vil du – hvis du samtykker dertil – modtage påmindelser på nyhedsbreve og kampagnetilbud.

Kalendersystem

I vores elektroniske kalender/mappe, registrerer vi aftaler mv. Vi anfører i den forbindelse virksomhedens navn og eventuelt andre relevante oplysninger på virksomheden/kunden.

Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

Betaling

Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket og E-CONOMIC, hvorfor behandling af dine virksomhedsoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.

Såfremt kreditaftale indgås mellem dig som kunde og MPD, vil dette som udgangspunkt kun være muligt, såfremt du afgiver dit cvr.nr. og acceptere, at MPD anvender kreditværdighedens oplysninger.

Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b.

Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

Opbevaring af persondata

Oplysningerne om virksomheden opbevares på virksomhedens adresse. Oplysningerne opbevares tillige hos vores databehandler i forbindelse med de drifts- og it- sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.). Vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandler) er underlagt de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandler, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis MPD har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante virksomhedsoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.

Overførsel til tredjelande Som forholdene er i dag, overfører vi ikke data til lande udenfor EU.

Sletning af data Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette skal afgøres af MPD som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en kundesag/kundemappe, herunder, at MPD har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i kundesagen/kundemappen, anses i praksis for et sagligt formål. De data, MPD bruger til at administrerer dit kundeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, tidligst 5 år efter kundeforholdet er ophørt.

Øvrige oplysninger om virksomheden, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Dine rettigheder

Oplysningspligt Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om virksomheden elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle data. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre data eller foretager en anden form for ændring end den vi beskriver her i denne skrivelse, vil der automatisk ske via en henvendelse til kunden.

Indsigt, berigtigelse mv. Du har også ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om vi har samlet i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne, såfremt det er relevant for begge parter. Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter oplysningerne, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.

Yderligere oplysninger

4.3.1 I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte MPD. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine data behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.

MPD – CEO Jens Petersen – 51424173 – E-mail.: jens@mediedk.dk www.mediedk.dk